Gestion et suivi documentaire en entreprise : pourquoi est-ce si important ?
Votre organisation génère quotidiennement des fichiers et documents par centaines, voire par milliers. Afin de garantir que les informations transmises sont à jour et de qualité, il est impératif de garder le contrôle sur votre flux documentaire. Découvrons ensemble l’intérêt d’une telle démarche et les solutions possibles.
LA GESTION DOCUMENTAIRE PERMET UN GAIN DE TEMPS ET D’ARGENT
Qui n’a jamais eu à faire à des documents pas à jour, non signés ou, pire, à une mauvaise version d’un fichier ? Ce genre de petit désagrément peut vite gripper toute la machine de votre entreprise : une gestion documentaire en panne, et c’est tous les rouages de votre productivité qui en subissent les conséquences.
C’est pour ces raisons que les logiciels de gestion documentaire occupent une place de plus en plus importante au sein des entités privées comme publique. Garantir une information à jour à toute votre équipe, c’est aussi garantir la livraison d’un produit de qualité à votre client final. Car bien entendu, tout est lié !
Pour en savoir plus à propos de la gestion documentaire en entreprise, je vous conseille de cliquer sur le lien suivant : en savoir plus.
LES PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS D’UN LOGICIEL GED
Découvrez ci-après les principales ressources permises par un logiciel GED (Gestion Electronique des Documents) :
- Numérisation et stockage des documents
- Indexation des fichiers pour une recherche aisée
- Classification et mises à jour instantanées
- Archivage simplifié des fichiers
- Collaboration facilitée entre les membres de votre équipe
- Intégration à votre système actuel (ERP, CRM)
- Accès aux documents à distance (mobile et ordinateur)
- Simplification des processus et des validations
Vous l’aurez compris : un logiciel de gestion documentaire permet non seulement d’améliorer votre productivité mais aussi de sécuriser vos échanges au sein d’un espace dédié, facile à gérer et à modifier en fonction de votre entreprise.
PERMETTRE À VOTRE ENTREPRISE D’ATTEINDRE SES OBJECTIFS EN MATIÈRE DE QUALITÉ
Notons que la gestion documentaire est inhérente au processus de gestion de la qualité. Une organisation qui veut être certifiée ISO 9001 ou encore QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) ne peut se passer d’un système de gestion efficient et adapté à ses propres particularités.
On pourra également arguer que la mise en place d’un logiciel de gestion documentaire permettra aussi une plus grande dématérialisation des échanges (voir cet article à ce propos) et facilitera, à terme, le travail à distance. En ces temps troublés où la pandémie de Covid-19 freine nos échanges et les flux économiques, ce genre de solution logicielle permet donc de s’adapter plus facilement aux soubresauts du quotidien.