Enterprise Content Management : une solution avantageuse pour les organisations
Jusqu’à aujourd’hui, le papier est toujours irremplaçable. Cependant, il est possible d’en réduire drastiquement l’utilisation et surtout son accumulation dans les bureaux. La mise en place des solutions de gestion électronique de documents est de plus en plus envisagée par les entreprises. Les impacts positifs sont extrêmement nombreux. En voici quelques-uns.
Gain en productivité et optimisation des coûts
Si les solutions de GED logiciel sont actuellement très appréciées, c’est qu’elles permettent aux organisations d’être beaucoup plus efficaces dans leur manière de travailler. En effet, il est possible de personnaliser les accès aux documents selon le post ou le département du collaborateur qui souhaite consulter. Chacun peut se servir d’une base de données centralisée pour obtenir les informations nécessaires en seulement quelques clics. De quoi fluidifier la communication en interne et lever les barrières dues à d’anciennes contraintes techniques. Plus besoin de perdre du temps à imprimer ou à fouiller dans les immenses piles de dossiers. Cela peut considérablement améliorer l’efficacité des employés, surtout ceux qui sont en contact direct avec les clients. Les délais pour traiter les demandes de ces derniers sont drastiquement réduits. Leur taux de satisfaction sera aussi boosté de manière conséquente.
Les outils révolutionnaires d’ECMou de gestion numérique des documents constituent aussi de bons moyens de faire d’importantes économies. En effet, la réduction de l’utilisation du papier permet de baisser les dépenses liées à certains achats. Les coûts logistiques subissent également une restructuration positive. Les entreprises ont besoin de moins d’espace pour stocker toutes leurs archives. Par ailleurs, la perte ou la détérioration des documents, surtout ceux ayant une forte valeur administrative, engendre des conséquences financières non négligeables. Il faut compter des centaines d’euros pour chaque pièce à récupérer. Ce type de risque est tout à fait évitable grâce à la digitalisation. Il suffit de prendre contact avec les fournisseurs de solutions de GED logiciel reconnus.
Meilleur respect de la confidentialité et de l’environnement
Les documents sur papier ont longtemps posé un problème au niveau de la sécurité des informations. Il était difficile de réglementer les accès, favorisant ainsi la divulgation de certains dossiers classés sensibles. Grâce à l’application d’une stratégie de management de documents d’entreprise basée sur la numérisation, il est possible d’imposer des restrictions et de verrouiller les accès avec le cryptage ou des mots de passe. Aucune donnée ne devrait tomber entre de mauvaises mains. Pour déployer ce type de solution, il est conseillé de se faire accompagner par des experts en la matière comme Dokmee.
En outre, il existe aussi un véritable enjeu environnemental à prendre en compte. Plusieurs pays du monde souhaitent relever le défi du zéro gaspillage de papier. Le but est d’avoir plus de considération pour les hectares de forêts qui sont détruits chaque année. L’utilisation du GED ou de L’ECM peut donc entrer dans le cadre d’une action pour devenir une entreprise plus verte. De quoi se donner, en même temps, une image de marque plus positive au niveau de la clientèle. Cela montre ainsi qu’il est tout à fait possible de combiner la protection de l’environnement et la croissance.