Ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation

Dematerialisation

Ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation

Avec la digitalisation des activités, la course à la dématérialisation est amorcée. Effectivement, les entreprises doivent émettre des pièces dématérialisées ne serait-ce que pour facturer les services rendus. Seulement, quelques sociétés ne parviennent pas à prendre les bonnes résolutions pour adopter le zéro papier. Redoutant le coût d’un tel changement, de nombreux dirigeants perdent de vue les avantages qu’ils peuvent en tirer. Ci-dessous ce qu’il y a à savoir pour dissiper ses doutes.

Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

Il y a quelques années, l’attrait pour le zéro papier s’explique avant tout par la volonté des dirigeants de réduire les dépenses de leurs établissements. En effet, les sociétés consomment énormément de papier pour l’impression de différents documents. Cela alourdit le budget de fonctionnement de l’enseigne d’autant plus qu’il n’y a aucune solution infaillible pour éviter le gaspillage. Grâce à la dématérialisation, les entreprises parviennent à mieux exploiter leurs ressources financières. Les économies réalisées serviront à financer de nouveaux investissements.

Depuis peu, certaines compagnies amorcent ce changement pour d’autres raisons. L’article 220 de la loi Macron autorise en effet la facturation électronique. Dans ce contexte, chaque enseigne a tout intérêt à chercher une solution de dématérialisation afin de produire des factures numériques conformes aux législations en vigueur. Cette transition s’impose donc à pratiquement toutes les structures d’autant plus si elles sont présentes sur internet.

Enfin, le zéro papier donne les moyens d’exploiter tout le potentiel de son système d’information. Il sera bien plus simple d’enregistrer les transactions directement sur le logiciel destiné à la gestion de comptabilité. Les collaborateurs seront aussi en mesure d’échanger facilement des documents importants, et ce depuis n’importe où. Cette technologie permet en effet d’accéder aux pièces numérisées depuis n’importe quel appareil mobile. De quoi favoriser la mobilité du personnel.

Choisir une solution de dématérialisation : l’essentiel à savoir

Bon nombre de personnes pensent que cette transformation consiste simplement à numériser tous les documents qui circulent à l’intérieur de l’entreprise. À vrai dire, l’opération est bien plus complexe. Les pièces dématérialisées doivent répondre à des normes spécifiques pour être authentifiables. Dans ce contexte, chaque enseigne a donc besoin de l’expertise d’un prestataire qualifié. Celui-ci ne fournit pas uniquement une solution de dématérialisation des factures ou d’autres outils du même genre. Il veille également à ce que les pièces émises respectent tous les standards en vigueur. Ainsi, la société en question recevra un paiement après avoir émis une facture. De même, les fournisseurs s’exécuteront après la réception d’un bon de commande.

Dans tous les cas, certains détails méritent amplement l’attention des chefs d’entreprise. Il faudra absolument se munir d’une plateforme sécurisée. La sécurité des données est bien évidemment importante. Généralement, les établissements spécialisés prennent en charge le stockage des fichiers numériques. Certains outils ont aussi été pensés pour un archivage plus facile des fichiers. Aujourd’hui, les intéressés trouveront facilement des prestataires qualifiés sur internet. Bon nombre de ces entreprises mettent en valeur leurs offres sur le web. Il suffira de visiter leurs sites pour obtenir les coordonnées des responsables ou demander un devis.