Logiciel RGPD : les principales fonctions
Avec l’importance accrue d’internet et les évolutions faites dans le domaine de l’informatique et de la communication, les entreprises manipulent aujourd’hui de plus en plus de données personnelles. C’est pour prévenir les éventuels abus et surtout pour protéger les données personnelles envoyées sur le web que le législateur européen a décidé de mettre en place un nouveau règlement sur la protection des données, plus contraignante et surtout plus efficace : le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Il sera pleinement applicable à partir du 25 mai 2018. Pour les entreprises concernées, l’utilisation d’un logiciel RGPD sera un passage obligatoire pour assurer la conformité aux nouvelles normes étant donné que les fonctionnalités de ce logiciel facilitent la mise en conformité.
FACILITER LA TENUE DU REGISTRE PAR LE DPO
Le registre des traitements constitue l’une des pierres angulaires du RGPD : le règlement européen sur la protection des données personnelles. Il faut savoir que dorénavant ce sera le registre qui prouvera la conformité d’une entreprise à la norme. L’article 30 du RGPD rappelle que l’obligation de tenir un registre des traitements s’applique aux entreprises et personnes publiques employant plus de 250 personnes ainsi qu’aux établissements effectuant des traitements sensibles ou manipulant les données de certaines catégories de personnes (malades, mineures…). Un registre mal tenu expose l’entreprise à des sanctions relativement sévères. En principe, le registre des traitements est tenu par le DPO. Ce dernier doit utiliser un logiciel RGPD pour limiter les erreurs et cartographier clairement les traitements.
FACILITER L’ANALYSE DES DONNÉES TRAITÉES
Il faut le dire, les nouvelles obligations imposées par le RGPD nécessitent du temps et une plus grande attention. Les données traitées par les entreprises devront être soigneusement analysées pour limiter les risques pour les droits et libertés ainsi que les risques règlementaires. Toutefois, grâce à un logiciel RGPD l’analyse des données manipulées est grandement facilitée. Un logiciel bien conçu permet non seulement de faire la gestion des droits et des demandes (accès, opposition, oubli…), mais également d’analyser les risques liés aux traitements : visionnage automatique des traitements, alerte en cas de traitement à risque…
SUIVRE ET HARMONISER LES ACTIONS DES DIFFÉRENTS INTERVENANTS
Le RGPD impose aux entreprises de réaliser régulièrement des audits de traitements. Ces derniers permettent de vérifier la conformité avec les nouvelles normes imposées et surtout d’évaluer la protection des données à caractère personnel (PDCP). La réalisation des audits n’est pas l’affaire d’une seule personne. Elle nécessite la participation de différents intervenants. Un logiciel RGPD permet de suivre les avancées faites par les différents intervenants dans leur analyse.
GÉRER LES INFORMATIONS ENVOYÉES À L’AUTORITÉ DE CONTRÔLE
L’article 33 du RGPD impose au responsable du traitement de notifier l’autorité de contrôle (CNIL) en cas de violation des données personnelles, et ce dans les plus brefs délais. Au plus tard, 72 heures après avoir pris connaissance des violations. Un logiciel RGPD doté d’un module de notification de failles de sécurité va permettre de faciliter la gestion des informations nécessaires à envoyer à la CNIL en cas de violation des données (formulaires mise à disposition, alerte rapide sur le tableau de bord…).