Logiciel e-procurement : sa définition et ses bénéfices pour une entreprise

Logiciel e-procurement : sa définition et ses bénéfices pour une entreprise

L’e-procurement, qui est un logiciel d’approvisionnement électronique, constitue un levier d’action pour les Directions Achats des entreprises, leur permettant de dématérialiser leurs processus d’approvisionnement et d’ainsi optimiser l’ensemble de leurs performances. Point sur la définition précise de l’e-procurement, sur ses bénéfices et sur la situation actuelle en entreprises.

Logiciel e-procurement : la définition

Pour donner la définition de l’e-procurement, c’est un terme composé du préfixe « e- » signifiant « électronique » et du mot anglophone pour « approvisionnement ». L’e-procurement est parfois traduit par le logiciel approvisionnement électronique, des solutions e-achat ou encore un outil d’approvisionnement en ligne. Il facilite ainsitoute transaction marchande numérique entre deux partenaires commerciaux. L’e-procurement concerne uniquement les échanges B2B (Business to Business). Ce système entre dans le cadre du processus Procure-to-Pay (P2P).

Plus concrètement, le logiciel e-procurement permet de fluidifier et centraliser les processus achat des entreprises en mettant à disposition de l’acheteur les produits du vendeur sous forme de catalogue en ligne, de site marchand ou encore de Punch-Out. Grâce à l’e-procurement, l’entreprise cliente passe commande directement en ligne. La commande est transmise automatiquement au système interne du fournisseur qui génère alors un bon de commande électronique. Une fois la livraison effectuée, une facture électronique est envoyée au client sous forme de fichier PDF ou de document EDI. Les systèmes informatiques des entreprises partenaires communiquent ainsi entre eux, rendant la gestion et les procédures manuelles superflues.

Quels sont les bénéfices du logiciel e-procurement ?

Les bénéfices de ce logiciel sont multiples. La mise en place d’un système d’approvisionnement électronique permet tout d’abord d’optimiser les processus achats des entreprises de façon globale. La recherche de produits, la demande d’achat, la validation de la commande et la facturation sont gérées de façon électronique et centralisées entre le client et son fournisseur.

L’e-procurement fait donc gagner un temps précieux aux entreprises : les tâches manuelles de saisie, d’envoi et de traitement deviennent inutiles grâce aux documents et procédures dématérialisés. Toutes les étapes d’achat sont ainsi réalisées rapidement et automatiquement, limitant les délais et les risques de retard. Ce gain de temps permet alors aux équipes d’être réorientées vers des tâches plus stratégiques pour l’entreprise. Grâce à l’e-procurement, l’entreprise peut donc également diminuer les coûts des processus achats, notamment en réduisant la main d’œuvre attitrée aux tâches de facturation. L’e-procurement permet également d’avoir une meilleure visibilité sur l’ensemble des transactions Procure-to-Pay pour notamment mieux choisir ses fournisseurs et négocier plus objectivement les prix.

Où en est-on aujourd’hui ?

Selon une récente enquête menée sur les solutions e-procurement auprès de 200 grandes entreprises, 86 % des compagnies interrogées ont déclaré avoir déjà mis en place un logiciele-procurement au sein de leurs services achats. Ces entreprises disent utiliser l’e-procurement en majorité pour leurs achats indirects (à hauteur de 82 % pour seulement 18 % d’achats globaux). Les entreprises qui utilisent la solution e-procurement cherchent à 87 % à obtenir plus de visibilité sur leur processus global P2P (Procure to pay). 75 % des entreprises interrogées déclarent quant à elles utiliser l’e-procurement avant tout pour réaliser des économies de temps.

Le logiciel e-procurement est aujourd’hui devenu un outil incontournable, en particulier pour les entreprises gérant un budget important et réalisant un important volume d’achats.