Comment bien choisir son logiciel de caisse ?

Comment bien choisir son logiciel de caisse ?

Les modes de consommation changent à vitesse grand V et la crise sanitaire nous l’a encore récemment rappelé. En effet, selon une étude réalisée par Fastmag et Opinion way, 45% des Français interrogés comptaient réduire leur budget d’habillement après le confinement. Autre enseignement de l’étude : les magasins ne seront pas délaissés au profit des sites e-commerce. En effet, même si 35% des interrogés redoutent d’aller en magasin à cause de l’épidémie, 10% souhaitent réaliser davantage d’achats sur Internet mais 15% veulent à l’inverse en faire plus en magasin. Pour les commerçants, cela se traduit notamment par un logiciel de caisse qui évolue et s’adapte.

Choisir un logiciel de caisse adapté au secteur d’activité

Il existe une multitude de logiciels de caisse différents afin de tenir compte des spécificités du secteur d’activité. Si l’on reste sur le même secteur qui celui donné en exemple en introduction, l’habillement, il est essentiel de choisir un logiciel qui offrira des fonctionnalités permettant de :

  • Fidéliser les clients : création d’un fichier client, possibilité d’avoir des statistiques (fréquentation, panier moyen, nombre d’achats, budget total) mais aussi des indications sur les goûts des clients et leur taille. A partir de ces informations, il sera intéressant de réaliser des publicités ciblées, via notamment des campagnes sms ou de mails ;
  • Gérer les stocks : à partir du stock initial, en ajoutant les réassorts et en soustrayant les ventes, le logiciel va permettre de connaître le stock disponible, non seulement par référence mais aussi par taille, couleur, matière…

Autre exemple dans d’autres secteurs d’activité   :

  • Pour les restaurants, le logiciel de caisse pourra permettre de connaître à tout moment les plats proposés ne pouvant pas être servis car un ingrédient est manquant. Il pourra aussi faciliter la gestion des paiements multiples en cas de partage d’addition ;
  • Pour les salons de coiffure, il pourra disposer d’une fonction gestion du planning des coiffeurs.

Choisir un logiciel de caisse évolutif

Devant les changements de consommation, mais aussi de règlementations, il est nécessaire de choisir un logiciel de caisse qui suive ses évolutions.

            Logiciel de caisse certifié

Depuis le 1er janvier 2018, certaines entreprises ont l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié. Il s’agit des entreprises soumises à TVA, qui réalisent des ventes auprès de particuliers et qui sont amenées à encaisser des espèces.

Le logiciel de caisse doit alors être certifié anti-fraude et doit répondre à 4 critères :

  • Inaltérabilité ;
  • Sécurité ;
  • Archive ;
  • Conservation des données.

Il peut être certifié de deux façons : par auto-certification de l’éditeur, dans ce cas il remettra sur demande à son client un certificat, ou par un organisme indépendant comme l’AFNOR avec la norme NF525.

Adapté aux évolutions des modes de consommation

On l’a vu, les modes de consommation changent fréquemment. Il est donc essentiel de choisir un logiciel de caisse qui tienne compte de ces évolutions.

Il s’agit par exemple d’avoir un système commun entre le site e-commerce et la boutique physique. La base client doit être la même et le consommateur doit pouvoir passer commande sur Internet pour ensuite venir la récupérer en magasin dans les jours qui suivent, voire les heures (système click and collect).

Autre évolution : la possibilité d’avoir un ticket de caisse électronique. Le client recevra ainsi directement son ticket de caisse par mail. Il pourra retrouver l’historique de ses achats, mêmes ceux réalisés en magasin, directement sur son compte client. Autre avantage : il pourra retourner un article en magasin beaucoup plus simplement sans avoir besoin de retrouver son ticket de caisse papier.

Adapté aux réglementations

Outre la certification anti-fraude, le logiciel de caisse doit aussi respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en ce qui concerne le traitement personnel des données (plus d’informations ici) :

  • Le logiciel de caisse doit ainsi être transparent : les clients pour lesquels des données personnelles ont été collectées doivent avoir connaissance, s’ils le souhaitent, d’informations concernant le responsable de la collecte, son objectif et la durée de conservation ;
  • L’utilisateur doit avoir donné son consentement de façon renforcée à la collecte d’informations le concernant ;
  • Il doit pouvoir avoir accès à ses données personnelles et obtenir une rectification si besoin ;
  • Il doit pouvoir demander à tout moment que ses données soient effacées purement et simplement du logiciel ;
  • Les données inactives depuis 3 ans doivent être supprimées du logiciel de caisse.

L’importance du logiciel de caisse pour les commerçants post COVID-19

Le Covid-19 a eu de nombreux impacts sur la vie des commerçants. Après deux mois de confinement, de nouvelles mesures vont rythmer leur vie. Nombre limité de clients dans les magasins, distance entre chaque, port du masque, nettoyage régulier des mains sont autant de contraintes avec lesquels ils devront vivre un certain temps. Au-delà de ces règles, les commerçants devront également s’adapter aux nouveaux modes de consommation des clients, et pour cela le logiciel de caisse a un rôle clé.

L’impact du Covid-19 sur la consommation

Selon une étude réalisée par Fastmag et l’institut Opinion Way, 45% des français comptent réduire leur budget d’habillement après le confinement. La baisse envisagée est de 28% passant de 86€ à 62€ par mois. Les réactions sont toutefois diverses : 42% des personnes interrogées se sont rendus compte que certains achats n’étaient pas utiles, 35% redoutent d’aller en magasin à cause de l’épidémie et 31% préfèrent épargner pour prévenir d’éventuels problèmes.

De plus, un français sur quatre compte changer de canal pour réaliser ses achats. Toutefois, cette réalité recouvre des dimensions diverses puisque 10% souhaitent réaliser davantage d’achats via Internet mais 15% souhaitent à l’inverse en faire davantage en magasin.

Le logiciel de caisse et les règles sanitaires

Premier écueil à éviter : il n’est pas possible pour les commerçants de refuser des paiements en espèces et d’obliger les clients à payer par carte bancaire pour limiter les risques de contamination. L’espèce est ainsi le seul type de paiement qui ne peut jamais être refusé, au risque d’encourir une amende de 150€.

En revanche, il est possible de se doter d’un monnayeur qui permettra aux vendeurs de ne pas avoir à manipuler l’espèce. A noter également que le plafond de paiement sans contact a récemment été relevé, passant de 30€ à 50€.

Les services à valeur ajoutée proposés par le logiciel de caisse

L’étude réalisée par FastMag et Opinion Way a mis en lumière qu’après deux mois de confinement, certains secteurs allaient voir le budget qui leur est consacré diminuer, comme celui de l’habillement. Dans d’autres secteurs, la surcharge de travail va être plus importante. Un rattrapage va ainsi s’opérer. C’est le cas par exemple de celui de la beauté (salon de coiffure, institut de beauté…). C’est pourquoi, il va être utile de tenir à travers le logiciel caisse, un planning permettant d’optimiser le temps des salariés. Il va permettre d’optimiser les créneaux, de prendre en compte des temps de désinfection des cabines ou des sièges entre chaque passage, ainsi que de réaliser des réservations sur Internet pour les clients.

Séduire et fidéliser la clientèle

Pour faire face à la baisse des dépenses consacrées à l’habillement, les commerçants vont devoir redoubler d’efforts pour séduire et fidéliser la clientèle. Ils vont ainsi pouvoir attirer des clients grâce à des services comme le click and collect. Les commandes pourront ainsi être passées sur Internet puis récupérées rapidement en magasin. Les consommateurs seront donc amenés à passer moins de temps physiquement en magasin, évitant ainsi les éventuels risques de contamination, tout en bénéficiant des avantages d’un commerce de proximité et en faisant travailler les acteurs locaux. De plus, certains logiciels de caisse pourront proposer des tickets de caisse dématérialisés, permettant ainsi de limiter au maximum encore une fois les échanges physiques.

Seconde étape après avoir séduit les clients : les fidéliser. Le logiciel de caisse va ainsi permettre la création d’un fichier client, le calcul du chiffre d’affaires, l’octroi d’une remise une fois un certain seuil dépassé mais aussi des campagnes de sms ou de mails.

Gérer les stocks

Si la baisse du budget dans l’habillement se confirme, les commerçants devront ajuster au mieux leurs stocks afin d’éviter de sur-stocker ou, à l’inverse, d’être en rupture de stock.

Le logiciel de caisse permettra de connaître les quantités disponibles, en déduisant du stock initial les ventes et en y ajoutant les produits reçus. Il permettra aussi d’ajuster les commandes à passer, à la hausse comme à la baisse.